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La selección del mejor sistema para tu empresa no solo depende de elegir la mejor tecnología y de que el sistema se ajuste a los requerimientos de tu empresa en ese momento, debes tomar en cuenta también la capacidad de escalabilidad del sistema que estás adquiriendo.

¿Qué es la escalabilidad en un sistema?


La escalabilidad del software se refiere a su capacidad para manejar una carga creciente de datos y trabajo, dicho de otra forma, la capacidad de un sistema para seguir satisfaciendo las necesidades de tu empresa mientras crece.

¿Por qué es importante la escalabilidad en un sistema?

La escalabilidad es importante a la hora de elegir un sistema. Dado que se trata de que la empresa crezca, el sistema deberá ser capaz de seguirle el paso a la organización cuando aumente la base de clientes, el número de transacciones diarias, los puntos de venta, las necesidades directivas o comerciales, el sistema deberá ser capaz de manejar dichos cambios.

Al seleccionar un nuevo sistema, existen muchas opciones y todo puede parecer muy complejo, pero si queremos evaluar la escalabilidad de los sistemas que estamos considerando, los siguientes puntos nos ayudarán a evaluar con mayor seguridad el potencial de escalabilidad del sistema.

Funcionalidad (Módulos):
Los sistemas, por definición deben dar soporte integral a las tareas operativas y financieras de la empresa, pero la amplitud y el nivel de sofisticación dentro de los módulos de cada software varían, comprender las limitaciones de dichos módulos requiere el enfoque adecuado.

Usuarios:
Añadir usuarios a un Sistema, es lo más básico en la escalabilidad del sistema, de hecho, todos los sistemas ofertan el sistema con cierto número de usuarios de arranque, por lo que es fácil pasar por alto los detalles en el tema, así que conviene saber:


¿Qué tan flexibles son las configuraciones de usuario para habilitar y limitar funciones?


¿Son claros los términos en los que se licencian los usuarios?


¿Necesito instalar un cliente por estación de trabajo?

¿Qué tan complejo es?

¿Existe un límite de usuarios?


El software debe ser lo suficientemente flexible para facilitar el ingreso y eliminación de usuarios, permitiendo el control y cambio a la configuración de los accesos a usuario antiguos y nuevos.


Reportes:
Si bien es importante el desempeño operativo del Sistema, al momento de evaluar se suele perder el foco en la capacidad de generación de reportes por parte del sistema, es importante porque conforme el negocio afina sus procesos dentro del Software, la
necesidad por saber que se está haciendo, cómo y con qué resultados se vuelve vital para la planeación estratégica de la empresa.

Aspectos que se deben tener en cuenta al evaluar la escalabilidad de los informes incluyen los formatos de exportación disponibles, la facilidad de uso de las herramientas de generación de informes, el uso compartido y guardado de plantillas de informes y la presencia de herramientas gráficas para mostrar datos.