Para que las pequeñas y medianas empresas puedan digitalizarse, es necesario que sigan un proceso ordenado. No se trata solamente de cambiar un sistema tradicional a una nueva herramienta ágil y profesional, se debe considerar una serie de cambios que pueden influir en la cultura organizacional, los procesos, la formación de los colaboradores y la migración desde otros sistemas.

Fases de la digitalización de las empresas

La transformación digital es un proceso ordenado. Para que cause efectos positivos en la competitividad y productividad de los negocios es necesario seguir algunas fases que ayudaran a afrontar el cambio tecnológico de forma óptima.

Conozcamos algunas de las principales fases:

  • Establecer de forma clara los objetivos de la digitalización

Es importante que clarifiquemos a dónde nos dirigimos y como buscamos mejorar la gestión interna de la empresa.

¿Qué le motiva a la empresa a abordar la transformación digital? La digitalización trata de optimizar procesos internos y mejorar la gestión operativa de las empresas a través de la automatización de procesos y eliminación de tareas y cálculos manuales.

  • Nombrar un líder responsable de la digitalización

El proceso de digitalización requiere de un líder, quien se encargará de coordinar con los responsables de la implementación los procesos establecidos, además de promover una cultura organizacional orientada a resultados.

Por lo general, cuando se plantean cambios de este nivel suelen darse episodios de resistencia al cambio, que pueden debilitar el buen funcionamiento de la digitalización.

  • Elegir las mejores herramientas

Una vez analizadas las necesidades de la empresa y establecidos objetivos claros, debe buscarse las herramientas adecuadas que se ajusten a las necesidades de la empresa. Un sistema contable integral que contemple múltiples funcionalidades y que pueda adaptarse a los objetivos de la empresa en cuanto a integraciones y personalización. Antes de elegir la mejor herramienta, lo recomendable es solicitar una asesoría inicial y una planificación del proyecto donde se establecerán las fases de instalación, configuración y puesta en marcha de la nueva herramienta.

  • Configuración y migración

Una vez seleccionada la mejor opción el siguiente paso será abordar el proceso de migración de datos a la nueva herramienta. Es importante mencionar que la nueva herramienta debe adaptarse a los procesos y necesidades de la empresa y no la empresa al nuevo sistema. En este sentido se puede: personalizar, configurar y adaptar el programa para que cumpla con las expectativas de la empresa.

Cuando hablamos de un sistema integral se puede implementar los módulos acordes a las necesidades del negocio. Además, puede integrarse estas soluciones con otros programas y herramientas de gestión.

  • Formación del equipo de trabajo y puesta en marcha

La inducción a los colaboradores con los datos de la empresa ya migrados a la nueva herramienta es el último paso. Los usuarios del sistema deben recibir la información adecuada para poder desarrollar su labor de forma correcta. Es en este momento donde se detectaran las necesidades de implementar cambios y mejoras para que se adapten a las necesidades de la empresa.

Por último, se lleva a cabo el arranque del sistema.