¿Cómo el trabajo remoto está creando un nuevo rol para los gerentes?

En este nuevo entorno, un gerente debería ser «menos un jefe y más un líder», con un enfoque en la confianza, dice un experto en trabajo remoto.

Dado el cambio hacia el trabajo remoto impulsado por la pandemia, los gerentes han tenido que ser muchas cosas en el último año: una fuente de información, un modelo de cultura organizacional, un consejero, incluso un asistente de TI, mientras los empleados buscan a sus supervisores para que navegue por el cambiante mundo del trabajo. A medida que más organizaciones incorporan el trabajo remoto o híbrido en sus estrategias a largo plazo, se redefine el papel mismo del gerente.  

Cuando comenzó la pandemia, muchos gerentes se concentraron en una sola cosa mientras buscaban supervisar una fuerza laboral recientemente distribuida: la productividad. “Los gerentes estaban preocupados por asegurarse de que sus equipos y empleados estuvieran haciendo la misma cantidad de trabajo en casa que mientras trabajaban en la oficina”  

Adicional, los gerentes deben centrarse en generar confianza con sus empleados por encima de todo. Eso significa abandonar la microgestión y cambiar toda la función del puesto de gerente a una posición más de facilitador: todo, desde la introducción de nuevas herramientas y canales de comunicación para respaldar el trabajo remoto hasta asegurarse de que tengan licencia para ocuparse de sus vidas hogareñas cuando lo necesiten e incluso ayudar. ellos solucionan problemas de WiFi .

“Es fundamental que los gerentes remotos sean menos jefes y más líderes”, dice Scalerandi . “Durante este tiempo, los empleados buscarán orientación en sus gerentes, y es importante que los empleados sepan que sus gerentes están allí para apoyarlos en el entorno laboral y también para brindarles apoyo en asuntos personales”.

Los planes de comunicación concretos también son esenciales. Es fácil que los gerentes remotos se comuniquen en exceso, pero eso nuevamente puede hacer que los empleados se sientan microgestionados, dice. En BairesDev , los gerentes remotos intercambian mensajes breves y diarios con los miembros de su equipo sobre tres puntos: en qué trabajaron el día anterior, su agenda para ese día y qué pueden brindar los gerentes de soporte para ayudarlos a alcanzar esos objetivos. La organización también recomienda que los gerentes se registren individualmente con cada miembro del equipo durante unos 30 minutos cada semana, conversaciones que a menudo van más allá del trabajo para ayudar a fomentar un sentido de conexión.

Encontrar las soluciones tecnológicas adecuadas para respaldar la comunicación y la colaboración del equipo también debe ser competencia de los gerentes. BairesDev utiliza software de seguimiento de proyectos y los gerentes lo usan para asignar tareas y verificar su estado, lo que, dice, minimiza la comunicación innecesaria y onerosa.

«Dado que el trabajo remoto parece que llegó para quedarse, siempre habrá nuevas tecnologías para implementar y nuevas plataformas para explorar», dice, «pero confiar en sus empleados es el camino definitivo hacia el éxito a largo plazo».

Elaborado por:

Ing. Michel Fuentes Wert

Riesgos en la seguridad de la información de una empresa

Cuando un empresario de una pequeña empresa piensa en la seguridad de la información de su organización, lo primero que le viene a la cabeza es que ha de comprar antivirus para evitar que se infecten de virus sus equipos y, por tanto, pueda peligrar la información de su empresa.

No es suficiente solo con proveer a los equipos de la organización con antivirus, hay otros muchos peligros que pueden afectar a la empresa y que este no es capaz de evitar.

Para poder garantizar la seguridad de la información de una empresa hace falta que se cumplan los principios de Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad de la información que almacena y gestiona.

Confidencialidad: impide que la información sea divulgada a personas, entidades o sistemas no autorizados, de manera que solo puede acceder a ella aquellas personas que cuenten con la debida autorización y de forma controlada.

Integridad: es la propiedad que busca proteger la exactitud de la información, evitar modificaciones no autorizadas.

Disponibilidad: garantiza que la información sea accesible y usable bajo demanda de un usuario autorizado, que esté disponible en todo momento, evitando interrupciones del servicio por cortes de electricidad, fallos de hardware, internet, etc.

RIESGOS DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Para que el sistema de información de una organización sea fiable hay que conocer las vulnerabilidades y amenazas que se ciñen sobre la información:

Permiso de usuarios en el equipo: si los trabajadores tienen permisos de administrador en los equipos de la empresa se corre el riesgo que puedan instalar aplicaciones ajenas a las actividades de la empresa.

Se recomienda supervisar trimestralmente los equipos y verificar que no haya aplicaciones innecesarias como: Juegos, aplicaciones de música, entre otros.

Actualizaciones de Windows: Mantener el equipo al 100% Actualizado evita que quede expuesto al ataque de nuevos virus, con el consecuente riesgo que alguno de ellos permita acceder a información confidencial, o hasta el control del equipo de la empresa.

Correos maliciosos o no deseados: Hablamos de los correos de spam, que al abrir permitimos el acceso de malware, saturación de la red de la empresa o robo de información.

No realizar copias de seguridad: Es muy sencillo realizar copias de seguridad por lo permitirá́ la recuperación de la información.

Es fundamental para evitar sufrir pérdidas de datos, y poderse recuperar rápidamente de un posible ciberataque.

Buen uso de las contraseñas: Hay que ser cuidadoso y original con las contraseñas, no dejar nunca la contraseña que ha sido asignada por defecto.

Se recomiendan contraseñas que usen letras (mayúsculas y minúsculas), números, y caracteres especiales (como “!”, “#”). Tampoco hay que guardar las contraseñas en el equipo en un fichero que se llame “Contraseñas” o “Passwords”, de aseguro que eso es lo primero que buscan los hackers.

Uso de aplicaciones de almacenamiento on-line: el uso de Dropbox o Google Drive por parte de los trabajadores, para almacenar, compartir e intercambiar archivos con información crítica de la empresa puede provocar perdidas, tanto de confidencialidad de los datos, como de integridad y disponibilidad.

COMO EVITAR RIESGOS INNECESARIOS

El empresario debe tener en mente una lista de criterios que el trabajador de su empresa tendría que seguir para minimizar los riesgos que hagan peligrar la seguridad de la información.

Presentamos algunos de ellos:

Formar a los trabajadores, empleados en la cultura de la ciberseguridad, que sean cuidadosos y precavidos a la hora de abrir un determinado correo electrónico sospechoso, o de instalar un programa de dudosa procedencia. También insistir en el buen uso de las contraseñas.

Cuidar el usuario y contraseña de las aplicaciones que maneja en la empresa.

No compartir contraseñas personales con los compañeros de la empresa así sean de la misma área.

Limitar tecnológicamente el acceso vía internet a páginas relacionadas con el negocio de la empresa.

Prohibir o limitar el uso del ordenador para fines particulares (correos personales tipo Gmail, uso de redes sociales, etc).

Realizar copias de seguridad mensual, trimestral y anual de la información de su empresa como cartera de clientes, proveedores, etc. Las copias de seguridad deben estar 100% encriptadas.

Asegurar los respaldos en tecnologías de la nube o aplicaciones de terceros. (AWS, Microsoft.)

No permita el intercambio de información crítica de la empresa a través de almacenamiento on-line, pendrives sin encriptar, etc. A personas de externas.

Compartir información mediante aplicaciones on-line con el personal siempre y cuando este autorizado por el supervisor o dueño del archivo, revisar anualmente que el personal que tiene acceso a la información siga laborando en la empresa.

Elaborado por:

Ing. Angela Bustillos

¿Qué hacer para crear una cultura centrada al cliente? Descubra los pasos clave para lograrlo.

Seis tips para crear una cultura centrada en el cliente

Atraer y retener clientes, es el reto de toda compañía que en la mayoría de las veces trata de resolverse a través del departamento de ventas y marketing, que si bien son elementos importantes, no deben ser los únicos.

Todo empresario debe ser consciente de que los negocios construidos con tanto cuidado durante años podrían ser derrumbados por un portafolio de clientes insatisfechos en cuestión de minutos. La razón por la que el gigante minorista Amazon se ha vuelto tan exitoso, dicen sus líderes, es la obsesión por el cliente.

Por ello, es necesario que la empresa diseñe una cultura enfocada en los clientes, y para que ésta sea exitosa, sólo se requiere seguir seis pasos:

  1. Comienza desde arriba.

Haz del servicio al cliente una parte sumamente importante dentro de la misión de tu empresa. Asegúrate que todos los ejecutivos y partes interesadas estén a bordo y crea un plan accionable.

  1. Contrata a personas entusiastas y mantenlas involucradas en su trabajo.

 Existe una fuerte correlación entre el compromiso de los empleados y la calidad del servicio. Asegúrate que todos en la organización, desde abajo hacia arriba, sepan que crear una excelente experiencia para el cliente es la razón por la que están ahí.

  1. Revisa todos los puntos de interacción con los clientes.

Tanto en línea como físicos, y trata de crear un entorno perfecto para que las transacciones sean libres de estrés. Asegúrate que los empleados registren los puntos de espera y aliéntalos a discutirlos en las reuniones.

  1. Conoce a tus clientes en un nivel profundo.

El análisis de datos proporciona un tesoro de información, pero es fácil perderse en los gigabytes. Concéntrate en algunas métricas simples, incluidas aquellas que muestran dónde se encuentran sus clientes.

Encuéntralos en su territorio y presta atención a lo que quieren, lo que los hace felices y, especialmente, lo que los hace infelices. Es aconsejable crear un consejo asesor de clientes y salas de chat, usar herramientas que envíen comentarios a todos los miembros de su organización, en lugar de solo el silo que considere adecuado. Las buenas ideas pueden venir de rincones inesperados.

  1. Crea métricas.

 Estas te ayudarán a medir tu éxito en la resolución de problemas de los clientes.

Haz que tus clientes se involucren en el negocio y que el negocio se involucre con los clientes. Solicita a los clientes ideas sobre lo que desean, ya sea un producto nuevo, características adicionales, piezas más confiables o un servicio más receptivo. Envía la información directamente a los departamentos que pueden hacer algo al respecto y haz un seguimiento. Cuando sea posible, cambia el diseño o suaviza tus procesos para satisfacer las demandas de los clientes. Luego publica los cambios y solicita tu próxima ronda de comentarios.

¿Cómo hacer un presupuesto en un entorno de incertidumbre?

En la actualidad, las empresas se enfrentan a un futuro mucho más complejo de prever que en otras épocas y a un entorno que limita la velocidad con la que se generan utilidades. Estas son algunas claves para tomar decisiones acertadas sobre el presupuesto que guiará el desempeño financiero de los negocios en 2021.

Seguridad

Ante la incertidumbre post covid-19 y la falta de variables claras sobre las cuales basarse, hoy por hoy los presupuestos deben enfocarse en dos palabras claves: seguridad y resguardo. En esencia hay que proyectar el menor nivel de gastos posible, asegurar un control estricto del flujo de caja y apuntar a mayores ventas.

Mitos a derribar en la construcción del presupuesto

  1. Complejidad: Las empresas piensan que, si cada departamento o persona hace lo máximo posible se obtendrá un resultado positivo global. No obstante, en el entorno actual, el máximo rendimiento de una compañía se logra a través de la interacción, colaboración y sincronización entre sus partes. Así se logran controlar los costos.
  2. Incertidumbre: Para reducirla los expertos hacen proyecciones financieras detalladas con la falsa sensación de poder anticiparse. Pero el covid-19 demostró que predecir el desempeño financiero es imposible y, por eso, los presupuestos deben ser una herramienta flexible. Es conveniente evaluar cómo se desempeña el sector en el que está su empresa para ver si guarda alguna relación con su negocio.
  3. Conflictos: Como las proyecciones financieras detalladas son las más comunes, las empresas tratan de encontrar un punto medio que las satisfaga. Así, se dedican a “apagar incendios” constantemente, cuando deberían concentrarse en revisar cómo se están analizando los indicadores y encontrar un método que se ajuste más a su realidad.

Propuesta innovadora para hacer presupuestos en el entorno actual

 A partir de lo anterior, al hacer sus presupuestos para 2021, las empresas deben enfocarse en una nueva perspectiva de las tres variables que más inciden en el proceso:

  1. Complejidad: Toda cadena es tan fuerte como su eslabón débil. Por eso, es clave entender dónde está el eslabón débil que impone una resistencia en la empresa. No hacerlo significa dejarle su futuro a la deriba.
  2. Incertidumbre: El presupuesto debe ser como un amortiguador que absorba la fluctuación de la realidad hacia arriba y hacia abajo, es decir el efecto de las mayores o menores ventas, gastos o utilidad.
  3. Conflictos: Es vital analizar bajo qué supuestos se elaboran los presupuestos o las premisas que se tienen sobre su funcionamiento y retarlos.

Variables para elaborar un presupuesto: ¡hacerlo simple!

Las empresas deben considerar las siguientes variables al momento de tomar decisiones:

  1. Utilidad bruta total.- Las acciones que se tomen de cara al presupuesto deben tener como fin proteger o aumentar este dinero.
  2. Lo que se compra con la intención de transformarlo para venderlo y generar utilidades.-Se trata del inventario o de las inversiones en rubros cómo maquinaria.
  3. Capital de trabajo.- En otras palabras, el dinero que se emplea en pagar la nómina, arrendamientos, telecomunicaciones y otros servicios necesarios para que funcione la operación de la empresa.

¿Es tiempo de exportar e innovar?

Con respecto al lugar que deben tener tanto las exportaciones como la innovación en el presupuesto para 2021:

  1. Exportaciones: Casi siempre, el eslabón más débil cuando se habla de exportar no es la capacidad de producción interna, sino la de comercialización. Abrir mercados representa un gran salto para las empresas con un alto riesgo inherente. En coyunturas como la actual, lo mejor es no tomar decisiones apresuradas al respecto porque las exportaciones implican un incremento del gasto. Estas operaciones son más aconsejables para compañías que ya tienen trayectoria en exportación.
  2. Innovación: Es clave saber qué es lo que se quiere cambiar o hacer diferente. Si esto no se tiene claro, ni se sabe cuál será el beneficio para la compañía, es mejor aplazar la decisión de innovar.

Satisfacción laboral como sinónimo de productividad

El reto está en crear condiciones y un ambiente de trabajo que favorezca la satisfacción laboral de los trabajadores y, por tanto, aumente su productividad.


El reto pasa, pues, por crear unas condiciones y un ambiente de trabajo en el que los empleados se sientan cómodos, valorados y satisfechos, los trabajadores satisfechos están más motivados, más comprometidos y son más productivos

No es ningún secreto que cuando una persona está satisfecha en su trabajo, sus ganas de asumir nuevas responsabilidades y el grado de compromiso con la empresa aumentan.

Suelen ser trabajadores que disfrutan con lo que hacen, a los que no les da pereza poner en marcha nuevos proyectos, que apuestan por un modelo colaborativo a la hora de trabajar y que asumen un rol más proactivo en su día a día, actitudes que generan
múltiples ventajas para la compañía.

Una compañía que, por su parte, debe favorecer un clima laboral adecuado, donde el empleado se sienta valorado y cuente con la confianza de sus compañeros y superiores, factores clave para la captación y retención de un talento llamado a marcar la diferencia.

La ecuación parece clara. A mayor satisfacción con el puesto de trabajo, mayor productividad, con lo que es obvio que los beneficios redundarán también en la totalidad de la empresa.

Si las compañías realmente desean tener un mayor retorno de la inversión, enseguida se darán cuenta de que deben incurrir en prácticas de bienestar para sus empleados.